Umowy lombardowe zostały wprowadzone jako typ umowy przewłaszczeniowej w rejestrze umów pożyczek.
Uwaga! Klienci, którzy wcześniej wyłączyli umowy pożyczek, a chcą korzystać z umów lombardowych, muszą je wcześniej włączyć w uprawnieniach użytkowników w konfiguracji programu.
Rejestracja nowej umowy
Dodanie nowej umowy wiąże się z podaniem następujących danych:
- dane klienta, możemy wprowadzić dane nowego klienta lub go wyszukać w rejestrze klientów. Należy pamiętać, że w przypadku niespłacenia umowy i sprzedaży przedmiotów zabezpieczenia pożyczki mamy obowiązek rozliczania się z klientem i zwrotu mu nadwyżki, dlatego jeśli to możliwe należy wprowadzić numer rachunku bankowego pożyczkobiorcy, jeśli nie, będzie można dokonać zwrotu przekazem pocztowym na zapisany w umowie adres pożyczkobiorcy.
- parametry pożyczki tj. datę, kwotę i termin pożyczki oraz wybrać schemat umowy (domyślnie jest to umowa lombardowa). Parametry odsetek i opłat ustawiają się na podstawie schematu umowy. Domyślnie umowy ustawione są na 7 dni (najkrótszy możliwy termin). Dodając do tego narzucony przez ustawę 30 dniowy okres po terminie umowy w który klienta ma prawo spłaty pożyczki, minimalny okres na spłatę pożyczki wynosi 37 dni. Domyślnie ustawiona jest też maksymalna wysokość możliwych do pobrania opłat. Program będzie weryfikował wysokość pobieranych opłat, tak aby nie przekroczyły narzuconych przez ustawę wartości maksymalnych. Zarówno domyślny termin pożyczki jak i wysokość pobieranych opłat można skonfigurować w opcji: Konfiguracja->Schematy operacji. Konfigurując wysokość pobieranych opłat należy pamiętać że rentowność pożyczek wzrasta wraz ze skróceniem terminu pożyczki.
- opis przedmiotów zabezpieczenia pożyczki - ustawa nakazuje określenie przedmiotu zabezpieczenia pożyczki poprzez jego rodzaj, markę, cechy szczególne i oznaczenie indywidulane umożliwiające jego identyfikację (o ile takowe posiada). Dodatkowo do umowy dołącza się zdjęcie przedmiotu zabezpieczenia. Dane wprowadzamy w opisie towaru, zdjęcie można wprowadzić edytując dane wybranej pozycji towaru. Mimo że w umowie można wprowadzić kilka przedmiotów będących zabezpieczeniem pożyczki, należy pamiętać że wartość pożyczki powyżej 500 zł narzuca dodatkowy obowiązek ewentualnej sprzedaży przedmiotów poprzez aukcje internetowe. Dlatego w przypadku kilku przedmiotów w pożyczkach powyżej 500 zł opłaca się zawierać kilka odrębnych umów.
Po wprowadzeniu wszystkich danych umowy, jeszcze przed zawarciem umowy, dostępna jest możliwość wydruku wymaganego przez ustawę formularza informacyjnego, oraz (na żądanie klienta) projektu umowy. Dodatkowo ustawa wymaga, aby do umowy dołączyć załącznik ze zdjęciem przedmiotu zabezpieczenia. Niewymaganym dokumentem, ale bardzo przydatnym wydaje się być "Symulacja spłat pożyczki", która prezentuje łączną wartość do spłaty pożyczki w poszczególnych dniach od chwili zawarcia umowy do 30 dni po terminie umowy.
Uwaga! Na umowie należy powinien znaleźć się numer rejestrowy wpisu do KNF, jeśli go otrzymasz wpisz go w opcji: Konfiguracja -> Dane firmy.
Spłata umowy
Opcja 'Spłać pożyczkę' daje możliwość dokonania spłaty pożyczki. Wraz z zarejestrowaniem całkowitej spłaty pożyczki następuje zwrot przedmiotów zabezpieczenia. Program umożliwia również spłatę częściową z możliwością przedłużenie lub bez przedłużenia terminu spłaty. Łączna wartość zadłużenia przeliczana jest na podstawie daty spłaty. Jeśli spłata następuje zgodnie z terminem umowy opłaty powinny być zgodne z wysokością na umowie, w przypadku wcześniejszej spłaty zostaną automatycznie pomniejszone, po terminie zostanie doliczona opłata za spłatę po terminie.
Wcześniejsza spłata
Klient ma prawo do wcześniejszej spłaty umowy. Niestety przepisy mówią, że w takim przypadku, opłaty powinny zostać przeliczone proporcjonalnie do skróconego terminu spłaty. Program automatycznie przeliczy wysokość opłat tak, aby były naliczane zgodnie z ustawą. Niestety takie spłaty nie są korzystne dla lombardu, bo pomniejszany w tym przypadku jest również stały składnik opłat. Proponowane (ustawione domyślnie w konfiguracji) zawieranie umów na 7-dni minimalizuje ryzyko wcześniejszych spłat, natomiast spłata pożyczki do 30 dni po terminie, nie wiąże się z koniecznością przeliczania opłat.
Przedłużanie umów
Ustawa przewiduje możliwość przedłużenia umowy lombardowej. W programie realizuje to opcja 'Przedłuż termin'. Niestety maksymalne opłaty, jakie można pobrać zgodnie z ustawą za okres przedłużający umowę są nieopłacalne. Dlatego lombardy często stosują w zamian metodę spłacania bieżącej umowy i zawierania kolejnej umowy. Nie jest to bezpośrednio zakazane przez przepisy ustawy, niemniej trzeba pamiętać że może to podlegać pod działanie na niekorzyść konsumenta. W programie dostępna jest opcja 'Duplikuj umowę', która tworzy nową umowę przepisując dane z już istniejącej co znaczenie przyspieszy proces zawierania takiej umowy.
Przejęcie towaru
Jeśli upłynął okres 30 dni od umownego terminu spłaty, lombard ma prawo do przejęcia towaru, jego sprzedaży celem zaspokojenia swoich wierzytelności. Do tego służy opcja 'Przejmij towar'. Pozwala ona na przejęcie przedmiotów zabezpieczenia pożyczki za niespłaconą na termin umowy łączną kwotę do spłaty. Z opcją tą związana jest pewna nieścisłość. Nadwyżka określana jest jako różnica kwoty sprzedaży a niezapłaconą przed wymaganym terminem kwotą do spłaty. Nie ma jasno powiedziane o jaki termin chodzi (w domyśle pewnie termin umowy, ale może termin umowy + 30 dni skoro klient ma w tym czasie prawo do spłaty umowy?). Ma to znaczy wpływ na dochody lombardu wynikające ze sprzedaży przejętych przedmiotów. Domyślnie program nie uwzględnia tych opłat, ale można to zmienić w opcji: 'Konfiguracja->Inne ustawienia', sekcja 'Pożyczki', ustawienie: 'Uwzględnij opłatę po terminie przy naliczaniu nadwyżki od sprzedaży'
Sprzedaż przedmiotów
Sprzedaż przedmiotów zabezpieczenia pożyczki dostępna jest dopiero po ich wcześniejszym przejęciu. Sprzedaż przedmiotów dostępna jest w opcji magazynu towarów. Przedmioty z umów pożyczek na kwotę wyższą niż 500 zł muszą być sprzedane w trybie aukcji elektronicznej. Informacje o przeprowadzanych aukcjach można uzupełnić w szczegółowych danych towaru w zakładce 'Dane aukcji'. W przypadku przedmiotów dla których aukcja jest wymagana, program podpowiada i pozwala na automatyczne ustawienie domyślnych parametrów aukcji (terminu oraz ceny wywoławczej) a także umożliwia wydruk ogłoszenia o aukcji. Podczas sprzedaży przedmiotów, program weryfikuje wymagalność aukcji oraz wprowadzone informacje o aukcjach i w razie potrzeby wyświetla ostrzeżenie o braku aukcji lub innych nieprawidłowościach. W magazynie na liście towarów, pozycje dla których wymagana jest aukcja, a nie zostały wprowadzone jej parametry wyróżnione są czerwonym kolorem, możliwe jest też odfiltrowanie tych pozycji poprzez ustawienie odpowiedniej wartości w filtrze statusu.
Rozliczenie sprzedaży
Po dokonaniu sprzedaży przedmiotów zabezpieczenia lombardowego. Należy dokonać rozliczenia tej sprzedaży, korzystając z opcji 'Rozlicz sprzedaż' w obsłudze umowy pożyczki. Rozliczenie sprzedaży składa się z dwóch elementów: spłaty pożyczki oraz zwrotu nadwyżki. W pierwszej kolejności kwota uzyskana ze sprzedaży przeznaczana jest na zaspokojenie wierzytelności wynikających z umowy pożyczki. Jeśli kwota ze sprzedaży jest wyższa od kwoty niespłaconej pożyczki wraz z odsetkami i opłatami, to kwotę nadwyżki pomniejszamy o prowizję od nadwyżki i zwracamy klientowi. Przy rozliczaniu nadwyżki możemy określić formę płatności. Należy pamiętać że rozliczenie nadwyżki jest obowiązkiem lombardu, dlatego należy zachować dokumenty potwierdzające dokonanie zwrotu. Z rozliczeniem sprzedaży związane są dwie istotne rzeczy, które można skonfigurować w programie w opcji 'Konfiguracja->Inne ustawienia'. Są to:
- Uwzględnij opłatę po terminie przy naliczaniu nadwyżki od sprzedaży: Nie/Tak - ustawienia opcji na tak, powoduje że kwota ze sprzedaży zaspokaja również opłaty za spłatę pożyczki po terminie. Ustawienie na 'Nie' jest bezpieczne, ale niestety niekorzystne dla lombardu.
- Nadwyżkę od sprzedaży przedmiotów naliczaj od kwoty: Netto/Brutto - ustawienie 'Brutto' jest bezpieczne, ale niekorzystne dla lombardu.
Ustawa w tym zakresie nie jest precyzyjna więc te opcje pojawiły się w konfiguracji programu.